Aux États-Unis, 61 millions de personnes vivent avec un handicap. À l’échelle mondiale, ce chiffre s’élève à 1 milliard de personnes, soit 15 % de la population mondiale .

Lorsqu’il s’agit d’événements, les personnes handicapées finissent souvent par être exclues parce que les planificateurs négligent l’accessibilité dans les considérations de conception.

Par exemple, si vous ne travaillez pas sur l’accessibilité du Web, vous excluez les personnes malvoyantes. Si vous n’indiquez pas de sous-titres dans vos vidéos, vous excluez les personnes sourdes ou malentendantes.

Dans cette optique, la planification d’événements virtuels accessibles et inclusifs devrait être une priorité pour les organisateurs. Les événements accessibles profitent à tous, car tout le monde finit par avoir un accès égal et des chances de participer.

Pour vous aider à planifier des événements virtuels accessibles, nous avons décrit certaines des meilleures pratiques que vous pouvez mettre en œuvre dès maintenant.

Demandez aux participants les hébergements requis

Demander aux participants s’ils ont besoin d’aménagements est la première étape pour inclure les personnes handicapées dans la planification de l’événement.

Un accommodement est tout changement par rapport à la façon dont les choses sont faites habituellement et qui offre une chance égale de participation.

En pratique, vous pouvez inclure une déclaration d’hébergement dans vos formulaires d’inscription, vos invitations par e-mail et vos pages de destination pour l’événement. Harvard University Disability Resources fournit une déclaration standard d’accommodement raisonnable que vous pouvez utiliser comme modèle pour votre événement.

Et, désignez une personne au sein de votre équipe qui supervisera les demandes d’accommodement, encourage une communication ouverte et prendra des mesures pour les mettre en œuvre.

Autoriser l’accès mobile et à distance

Ensuite, offrez aux participants la possibilité de rejoindre l’événement via leur mobile ou de se connecter par téléphone.

En effet, tout le monde n’a pas accès à un ordinateur ou à une connexion internet. Donner cette option peut élargir le public de votre événement et le rendre plus inclusif.

De plus, pensez à distribuer un manuel sur les différentes manières d’accéder à votre événement et sur la façon de naviguer sur votre plateforme d’événement virtuel. Les instructions d’adhésion doivent être claires, sinon vos participants abandonneront votre événement.

Fournir du matériel d’événement accessible

En outre, déterminez si chaque matériel de l’événement est accessible aux personnes handicapées.

Assurez-vous que le site Web et les e-mails de votre événement contiennent du texte alternatif, ce qui aide les lecteurs d’écran à décrire les images aux lecteurs malvoyants.

De plus, si les conférenciers utilisent une présentation PowerPoint pendant l’événement, vous devez en distribuer une copie ou la rendre téléchargeable pour les participants à l’événement. Et rendez ces présentations accessibles aux personnes handicapées, en suivant les meilleures pratiques disponibles dans le guide étape par étape de Microsoft .

Dans cette ligne, la meilleure action que vous puissiez toujours mettre en œuvre consiste à utiliser le vérificateur d’accessibilité intégré de PowerPoint . Pour chaque diapositive, cet outil présente des avertissements et une liste d’actions recommandées (par exemple, les polices, le contraste des couleurs, l’espacement des paragraphes).

Cependant, si vous ne distribuez pas les diapositives à l’avance, informez les orateurs en prenant le temps de décrire ce qu’ils contiennent. Les descriptions de contenu visuel peuvent être extrêmement utiles pour les personnes ayant une déficience visuelle ou cognitive.

Alternativement, les services de description audio racontent ce qui est à l’écran pour les personnes aveugles ou malvoyantes.

Fournir un sous-titrage en direct

Plus de 5 % de la population mondiale vit avec une perte auditive invalidante . Dans ce contexte, l’intégration de sous-titres est un moyen efficace d’offrir une expérience événementielle inclusive.

Les légendes – qui sont souvent confondues avec les sous-titres – capturent les dialogues mais aussi des informations non dites telles que les bruits de fond, la musique, les rires, etc.

Pour les événements virtuels qui se déroulent en direct, le meilleur type de sous-titrage est appelé CART (Communication Access Real Time Translation). Essentiellement, il s’agit de sous-titrage en temps réel de la parole au texte, où un sténographe tape ce qui est dit au fur et à mesure que l’événement se produit.

En plus d’aider les personnes handicapées, il peut également faciliter la compréhension des participants qui ne sont pas anglophones.

Si vous ne pouvez pas le faire en raison de limitations budgétaires, le sous-titrage automatisé basé sur un logiciel de reconnaissance vocale peut s’avérer une option viable.

De plus, pensez à intégrer des sous-titres dans toutes vos vidéos, et pas seulement dans les sessions événementielles. Si le marketing de votre événement comprend des vidéos promotionnelles, l’intégration de légendes augmentera votre portée et votre inclusivité.

Si vous souhaitez fournir des sous-titres mais que vous n’avez pas les capacités en interne ou que vous ne savez pas par où commencer, voici une liste utile de fournisseurs .

Embaucher un interprète en langue des signes

Aux États-Unis et au Canada, l’ASL (American Sign Language) est la langue naturelle d’environ 500 000 millions de personnes. Dans l’UE, environ 750 000 personnes utilisent la langue des signes comme première langue.

Par conséquent, l’embauche d’un interprète en langue des signes certifiée et expérimentée peut rendre votre événement plus inclusif et offrir une expérience engageante pour tout le monde.

Cela peut s’avérer particulièrement pertinent dans le cas d’événements hybrides, où un interprète en langue des signes peut être sur place tout en diffusant également vers des participants virtuels.

Assurer la clarté des visuels et des sons

Enfin, garantir la qualité audiovisuelle est également un élément clé de l’accessibilité. Vérifiez que les haut-parleurs sont bien éclairés et que leur microphone fonctionne correctement. Méfiez-vous de la surcharge sensorielle visuelle et des lumières clignotantes car elles peuvent déclencher des réactions négatives.

Ensuite, réduisez le bruit de fond au minimum et évitez que les haut-parleurs se parlent. Un modérateur peut vous aider en fournissant une structure claire, en identifiant chaque locuteur et en lisant à haute voix les questions et les commentaires dans le chat.