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Bien qu’elles soient à faible valeur ajoutée, les tâches de secrétariat sont indispensables pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Elles peuvent être réalisées en interne ou confiées à un prestataire. C’est le télésecrétariat. Cette externalisation attire de plus en plus d’entreprises pour les avantages qu’elle offre.

En quoi consiste le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat englobe toutes les activités rattachées au secrétariat traditionnel, mais elles sont attribuées à un prestataire, d’où son autre appellation de secrétariat à distance. Le ou la télésecrétaire peut se charger de l’accueil téléphonique. On peut également lui confier la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda d’une ou de plusieurs personnes au sein de l’entreprise client. Ce professionnel dispose également des compétences requises pour la gestion des devis et factures, de la relance client. Il peut aussi s’acquitter de la rédaction des comptes rendus ainsi que de la numérisation et de l’archivage de documents. Le ou la télésecrétaire peut travailler à son compte ou intégrer l’équipe d’un centre d’appels.

Au vu de la multiplicité des tâches de secrétariat, le travail de télésecrétaire demande une grande polyvalence, de l’organisation et la résistance au stress. Chargée de l’accueil des clients et autres interlocuteurs de l’entreprise, le ou la télésecrétaire doit avoir un excellent sens du relationnel, de l’empathie, mais aussi savoir être l’écoute. Être à l’aise aussi bien à l’oral qu’à l’écrit est aussi primordial. Si une formation en secrétariat est souhaitable, dans certains domaines, des compétences supplémentaires peuvent être indispensables. Ainsi un prestataire en télésecrétariat doit se familiariser avec les termes médicaux, mais aussi pouvoir juger de l’urgence d’un cas.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est une option judicieuse pour réduire le coût de fonctionnement de son entreprise. La rémunération du prestataire en télésecrétariat est souvent moins onéreuse que les dépenses liées à l’embauche d’un ou de plusieurs secrétaires et l’achat du matériel. Ses services sont de plus flexibles. La société cliente peut faire appel à un(e) télésecrétaire de manière permanente ou tout simplement pour décharger la secrétaire en présentiel quand le flux est plus important ou quand celle-ci part en congé. Ayant suivi une formation en secrétariat ou disposant d’une solide expérience sur le terrain, le ou la télésecrétaire propose un service de qualité. Que ce professionnel dispose d’un statut de freelance ou qu’il soit rattaché à une plateforme, il est équipé des outils et équipements nécessaires, et souvent issus des dernières technologies, pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées.

La disponibilité est un atout majeur du télésecrétariat. Grâce à la délocalisation, le service de secrétariat peut être maintenu en dehors des heures des bureaux, les week-ends et les jours fériés. Cette option est surtout proposée par les centres d’appels. Ses télésecrétaires peuvent se relayer pour couvrir de larges plages horaires. Cette permanence est aussi possible auprès de secrétaire à distance en freelance dans le cadre d’un travail en réseau. Déléguer l’accueil téléphonique et les tâches administratives permet aussi de se libérer du temps pour se consacrer au cœur du métier de son entreprise.

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